Conservare per innovare: il ruolo strategico del Responsabile della Conservazione

La conservazione documentale rappresenta un asset fondamentale per la tutela del patrimonio informativo aziendale, garantendo non solo l’osservanza agli obblighi normativi ma anche il valore probatorio e la fruibilità dei documenti nel tempo. In questo contesto, il Responsabile della conservazione assume un ruolo cruciale, soprattutto dopo l’evoluzione normativa degli ultimi anni.

Dalla confusione iniziale alla chiarezza normativa

Fino a qualche anno  fa si riteneva, erroneamente, che il Responsabile della conservazione (RdC) fosse un ruolo interno all’organizzazione del conservatore. Questa interpretazione è stata poi corretta, stabilendo che il Responsabile della conservazione deve essere terzo rispetto al conservatore per evitare conflitti di interesse. Il principio di terzietà è logico: un soggetto esterno non può essere contemporaneamente esecutore e controllore del processo di conservazione.
Le Linee guida AgID del 2020 hanno ulteriormente chiarito che, per le aziende private, il Responsabile della Conservazione può essere esterno (professionista), purché indipendente dal conservatore, garantendo così l’autonomia del titolare dell’oggetto di conservazione.

Competenze trasversali e obblighi normativi

Il Responsabile della conservazione richiede competenze trasversali e specifiche in ambito archivistico, informatico e giuridico, spesso assenti nelle realtà aziendali. Questa figura è obbligatoria sia per le pubbliche amministrazioni che per i privati, con attività chiave tra cui:

1. definizione delle politiche di conservazione, allineate a normative e aggiornamenti;
2. redazione del manuale di conservazione, che descrive processi, ruoli e infrastrutture;
3. monitoraggio del sistema e verifiche periodiche sui documenti informatici per garantire l’opponibilità a terzi.

Le verifiche degli audit organizzati, si distinguono in:

• – iniziali: ricognizione generale delle condizioni aziendali al momento della nomina;
• – periodiche: controlli regolari sulla conformità;
• – a richiesta: attivate in caso di verifiche da parte di Pubblici Ufficiali o organismi di controllo.

Si tratta, secondo quanto dettato dalla normativa, di una figura che deve avere un livello di preparazione elevato su molteplici materie estremamente normate e, allo stesso tempo, in continua evoluzione.

Rischi e responsabilità

L’Agenzia delle Entrate sancisce che i documenti fiscali non conservati correttamente (vedi ad esempio le fatture elettroniche) non sono opponibili all’Amministrazione finanziaria e che, in tal caso, l’azienda è a rischio di accertamenti  induttivi. 

La scelta tra designare un responsabile interno o esterno incide sulle responsabilità:

• – figura interna: il legale rappresentante risponde per culpa in eligendo (selezione inadeguata di un dipendente interno non idoneo a ricoprire il ruolo) e culpa in vigilando (mancata supervisione);
• – figura esterna: le responsabilità vengono trasferite al professionista, alleggerendo il carico sul rappresentante legale dell’azienda.

Assegnare il ruolo di Responsabile della Conservazione ad una figura esterna alla realtà aziendale, dunque, sgrava il legale rappresentante dell’azienda da tutte le responsabilità che vengono trasferite sul professionista selezionato sul quale graveranno gli obblighi previsti delle Linee Guida.

Un lavoro di team 

Il responsabile della conservazione opera in una filiera integrata che include il DPO, i responsabili della sicurezza, i sistemi informativi e l’RTD (Responsabile della Transizione al Digitale). Questa sinergia garantisce coerenza tra gestione documentale, protezione dati e innovazione tecnologica.

In sintesi, la conservazione documentale, per le aziende meglio organizzate, non è più un mero adempimento burocratico ma un asset strategico che richiede competenze specializzate e un quadro normativo chiaro. La figura del Responsabile della conservazione, con le sue sfide e opportunità, rappresenta il cuore pulsante di questa trasformazione.

Docuverse è il partner ideale per assumere il ruolo di Responsabile della Conservazione, garantendo conformità normativa, indipendenza e competenze specializzate. Con un approccio integrato, supporta le aziende nella gestione documentale, nella redazione del manuale di conservazione e nel monitoraggio dei processi. Affidarsi a Docuverse significa trasformare la conservazione documentale in un asset strategico per la tutela del patrimonio informativo aziendale.