Digitalizza e Conserva le Tue Note Spese in Modo Facile: a norma con le Nuove Linee Guida dell’Agenzia delle Entrate 2024!
La dematerializzazione delle note spese è un tema cruciale per le aziende italiane, che mirano a semplificare e rendere più efficiente la gestione delle spese dei loro dipendenti.
In questo articolo, esamineremo la normativa italiana relativa alla dematerializzazione delle note spese, inclusa la possibilità di distruzione dei documenti originali (eliminare o non gestire la carta) dopo averli digitalizzati e ciò anche alla luce della recente Risposta n. 142/2024 dell’Agenzia delle Entrate.
Requisiti normativi
La dematerializzazione e la necessaria e conseguente conservazione digitale delle note spese devono, in primo luogo, rispettare specifici requisiti normativi per essere considerate valide ai fini fiscali. Come più volte chiarito anche dall’AdE, «quando si parla di documenti informatici qualsiasi considerazione non può prescindere dal ”Codice dell’Amministrazione Digitale” o ”CAD” (decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82) e dai relativi decreti attuativi, siano questi di ordine generale o propri dell’ambito tributario. IL CAD prevede che qualunque documento elettronico avente rilevanza fiscale – ossia che contiene la rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari (come le note spese che verranno poi utilizzate per la deducibilità dei relativi costi ai sensi del D.P.R. n. 917 del 1986) – deve possedere, tra le altre, le caratteristiche di:
Immodificabilità: il documento digitale deve essere protetto da modifiche non autorizzate.
Integrità: deve essere garantita la completezza e la coerenza del documento.
Autenticità: deve essere possibile identificare l’autore del documento e la sua provenienza.
Questo, naturalmente, senza escludere i requisiti aggiuntivi relativi alla deducibilità dei costi e alle modalità di attribuzione dei redditi ai soggetti rimborsati.
In sostanza, quindi, adottando un sistema informatico che consenta di rispettare i requisiti previsti dalla normativa citata, si è in grado di dematerializzare e/o gestire digitalmente le note spese e i giustificativi allegati, godendo quindi dei numerosi vantaggi.
I vantaggi della dematerializzazione e della conservazione digitale
Sempre più aziende scelgono la gestione digitale delle note spese per i suoi innumerevoli vantaggi e per semplificare il controllo delle spese!
Una gestione digitale offre infatti numerosi vantaggi:
Efficienza Operativa: automatizza il processo di creazione, gestione, approvazione e conservazione, evitando passaggi manuali e migliorando la gestione dei processi aziendali.
Sicurezza: garantisce la protezione dei documenti da perdite o danni, grazie alla conservazione in formato elettronico.
Conformità alla normativa: rispetta i requisiti normativi per la conservazione dei documenti fiscali, come previsto dall’Agenzia delle Entrate.
Risparmio di Spazio: riduce la necessità di spazio fisico per archiviare documenti cartacei.
Risparmio di Costi: Una gestione digitale e per processo permette notevoli risparmi stimati in relazione alla dimensione aziendale tra il 50% e il 70% sui costi operativi legati alla gestione.
La distruzione dei documenti cartacei – i documenti “originali non unici”
Il recente Interpello e la conseguente Risposta (n. 142/2024) dell’Agenzia delle Entrate
In merito alla tenuta e conservazione dei giustificativi di spesa allegati alle note spese e in particolare alla possibilità di eliminare e/o distruggere i medesimi a seguito della chiusura del processo di conservazione occorre fare una distinzione tra documenti analogici unici e non unici.
Ai sensi dell’art 1 lettera v) del CAD, i documenti ‘originali non unici’ sono “i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”.
Ebbene, come confermato dall’AdE, i giustificativi allegati alle note spese trovano corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali e, quindi, hanno natura di documenti analogici originali non unici ai sensi della citata normativa, in quanto è possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi . L’Agenzia, conseguentemente, conferma che il processo di conservazione elettronica a norma di tali giustificativi consenta la conseguente distruzione dell’originale senza necessità dell’intervento di un p In merito all’efficacia probatoria delle copie per immagine di documenti analogici, si rammenta che l’articolo 22 del CAD stabilisce che, «1bis. La copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico è prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto e forma identici a quelli del documento analogico da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza della forma e del contenuto dell’originale e della copia. […]
Le copie formate ai sensi dei commi 1, 1bis, 2 e 3 sostituiscono ad ogni effetto di legge gli originali formati in origine su supporto analogico, e sono idonee ad assolvere agli obblighi di conservazione previsti dalla legge, salvo quanto stabilito dal comma 5.».
Per quanto riguarda, invece, le modalità di certificazione del corrispettivo per le prestazioni di trasporto rese dai tassisti, l’Agenzia delle Entrate chiarisce che, qualora il committente si premuri di richiedere l’emissione di fattura, essendo quest’ultima emessa in duplice copia e obbligatoriamente conservata almeno dal prestatore, può essere considerata documento analogico non unico con le considerazioni di cui sopra.
“Laddove, invece, il committente non si premuri di chiedere la fattura, in assenza di un altro documento fiscale che giustifichi la prestazione di servizio, la contabile rilasciata dal mezzo di pagamento elettronico non sembra sufficiente ad identificare la spesa sostenuta ai fini della deducibilità del costo, tenuto conto della genericità dei dati ivi indicati. È necessario, dunque, che la stessa sia correlata a un giustificativo di spesa rilasciato dal prestatore dal quale sia possibile individuare i dati essenziali della spesa (data, nome del prestatore, percorso, corrispettivo).”
Entrambi i documenti potendo risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione (ad esempio nella contabilità del prestatore tenuto agli adempimenti fiscali e, relativamente alla contabile del pagamento, anche nell’estratto conto del titolare della carta di credito/debito) sono comunque documenti analogici originali ”non unici”.
Laddove invece «il giustificativo allegato alla nota spese non consenta di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, ed abbia pertanto natura di documento analogico originale unico, la relativa conservazione sostitutiva necessita dell’intervento del pubblico ufficiale prescritto dal già richiamato articolo 4, comma 2, del d.m. 17 giugno 2014» (cfr. la già citata risposta ad interpello n. 417 del 2019).
Una volta completata la procedura di conservazione dei predetti documenti in formato elettronico conformemente alle disposizioni di riferimento, è possibile procedere alla distruzione degli eventuali originali cartacei, ai sensi di quanto previsto dall’articolo 4, comma 3, del medesimo decreto ministeriale.
In conclusione
Adottare la gestione digitale delle note spese e dei giustificativi non è solo una scelta intelligente, ma una mossa strategica per qualsiasi azienda che voglia essere più efficiente, sostenibile e conforme alle normative fiscali. Dematerializzare i documenti significa snellire i processi, ridurre i costi operativi e liberare spazio prezioso, mantenendo sempre la massima sicurezza e integrità delle informazioni.
Per ottenere questi benefici, è fondamentale dotarsi di strumenti innovativi e procedure conformi alla normativa, affidandosi alla supervisione del responsabile della gestione documentale e del Responsabile della Conservazione. Solo così è possibile garantire il pieno rispetto dei principi di corretta formazione e conservazione dei documenti digitali, trasformando la digitalizzazione in un reale vantaggio competitivo.