Legge di Bilancio 2025: un’opportunità per ottimizzare la gestione documentale aziendale
La Legge di Bilancio 2025 introduce cambiamenti significativi nella gestione delle spese di trasferta dei dipendenti e delle spese di rappresentanza, ponendo un accento cruciale sulla tracciabilità dei pagamenti. Questo impone alle aziende una revisione approfondita dei processi interni per garantire la deducibilità fiscale e la conformità normativa.
Trasformare un obbligo in un vantaggio competitivo
La nuova normativa, in vigore dal 1° gennaio 2025, stabilisce che le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenute dai dipendenti in trasferta saranno deducibili solo se pagate con metodi tracciabili. Analogamente, anche le spese di rappresentanza richiedono pagamenti tracciati tramite banca, posta o altri sistemi legali. Il mancato rispetto di queste disposizioni comporta la tassazione dei rimborsi come retribuzione ordinaria, con conseguenti oneri contributivi e l’indeducibilità.
Per le aziende è una sfida, ma anche un’opportunità. L’adozione di processi digitalizzati e automatizzati non solo assicura la conformità, ma può anche portare a una maggiore efficienza, riduzione dei costi e una migliore gestione fiscale.
Dematerializzare le note spese: un passo essenziale
In questo contesto, la dematerializzazione delle note spese diventa fondamentale. La conservazione digitale di ricevute e giustificativi, nel rispetto delle Linee Guida AGID, è un passo necessario, ma non sufficiente. La semplice ricevuta elettronica di una carta aziendale non basta per la deducibilità fiscale; è essenziale integrare la documentazione con elementi che comprovino l’inerenza delle spese.
È qui che entra in gioco la necessità di un sistema ben organizzato e di personale adeguatamente formato, supportato da strumenti di gestione efficaci. La dematerializzazione deve aderire a standard precisi, come quelli definiti dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e richiedere un’archiviazione elettronica certificata per almeno 10 anni, unitamente alle prove di pagamento tracciabile.
L’implementazione di processi organizzati e automatizzati, integrati da controlli automatici, si traduce, quindi, in vantaggi concreti in termini di efficienza e riduzione dei rischi.
Il ruolo chiave di un consulente esperto in digitalizzazione e conservazione digitale a norma
L’implementazione di tali processi complessi richiede competenze specifiche e una profonda conoscenza delle normative, che portino a svolgere attività fondamentali come:
Analisi dei processi aziendali esistenti: valutazione delle procedure attuali per identificare le aree di miglioramento e le lacune da colmare in termini di conformità.
Definizione di una strategia di digitalizzazione personalizzata: sviluppo di un piano su misura per dematerializzare le note spese e altri documenti rilevanti, garantendo la conformità al CAD e alle Linee Guida AGID.
Implementazione di un sistema di conservazione digitale a norma: consulenza per la scelta e l’implementazione di un sistema di archiviazione elettronica certificato, assicurando l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità e la reperibilità dei documenti nel tempo.
Formazione del personale: programmi di formazione specifici per il personale amministrativo e i dipendenti, per garantire la corretta gestione dei nuovi processi e l’uso degli strumenti digitali.
Supporto continuo e aggiornamento normativo: assistenza costante per monitorare l’evoluzione delle normative e adeguare i processi aziendali di conseguenza.
Trasforma l’obbligo normativo in un’opportunità
L’obiettivo dell’Amministrazione Finanziaria è chiaro: rendere il sistema fiscale più trasparente ed efficiente, riducendo al contempo le possibilità di evasione. Peraltro, questa riforma si inserisce in un contesto più ampio di trasformazione digitale, con misure che impattano in maniera importante sulla capacità delle aziende e dei lavoratori di adattarsi.
Docuverse è il partner strategico per trasformare le nuove regole in un vantaggio competitivo, supportando le aziende nella gestione digitale integrata delle note spese con:
– tracciabilità automatica
– controllo in tempo reale
– conservazione a norma
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